Papan tulis ruang konferensi adalah ikon kantor modern, tetapi keunggulan dari brainstorming ini memiliki keterbatasan yang signifikan. Catatan tempel yang berserakan mudah salah tempat, spidol hapus kering tidak berfungsi, dan tim cepat kehabisan ruang untuk ide mereka. Papan tulis digital awal, papan fisik dengan kemampuan interaktif, masih menciptakan hambatan dalam kreativitas karena kekuatan berada di tangan satu orang di papan tulis, bukan kelompok kolektif.
Papan tulis digital saat ini berbasis cloud, menyediakan ruang virtual bagi tim untuk melakukan brainstorming dan mengatur ide. Tim penuh dapat memberikan kontribusi secara bersamaan, memberi setiap orang suara tanpa batasan ruang fisik, hambatan kreatif, dan tumpukan catatan tempel tulisan tangan.
Tentang Penulis
Karl Sun adalah salah satu pendiri dan CEO Lucid (terbuka di tab baru)
Mengapa menggunakan papan tulis digital?
Digital, juga disebut virtual atau online, papan tulis semakin populer seiring melonjaknya pekerjaan jarak jauh. Pandemi saat ini telah memaksa tim untuk mengidentifikasi cara baru untuk berinovasi, berkomunikasi, dan berkolaborasi, menjadikan platform produktivitas online, seperti papan tulis virtual, penting untuk pekerjaan sehari-hari.
Namun, saat perusahaan merencanakan masa depan tenaga kerjanya, mereka perlu mengingat bahwa solusi papan tulis virtual tidak hanya menyelesaikan masalah kolaborasi dan produktivitas untuk pekerjaan jarak jauh. Aplikasi ini dapat berperan penting dalam mempertahankan kolaborasi yang efisien dan efektif saat tim kembali ke kantor.
Papan tulis digital adalah ruang virtual bersama di mana tim tidak hanya dapat melakukan brainstorming bersama untuk menciptakan ide-ide baru, tetapi juga dapat mencapai halaman yang sama untuk meningkatkan keselarasan tim dan membuat rencana tindakan. Aplikasi ini meningkatkan kreativitas dan mendorong inovasi melalui fitur-fitur seperti menggambar dengan tangan bebas, menambahkan bentuk dan garis, dan kanvas tanpa batas, yang memungkinkan tim menghasilkan ide dengan lebih mudah yang mendorong kemajuan bisnis. Rapat menjadi lebih dinamis saat anggota tim masing-masing dapat berbagi suara, menawarkan pemikiran dan umpan balik secara real-time untuk segala hal mulai dari solusi kreatif, perubahan dalam peta jalan produk, hingga bahkan perencanaan strategis untuk tahun baru.
Apa yang harus dicari dalam aplikasi papan tulis digital
Meskipun ada beberapa papan tulis digital yang tersedia, Anda perlu mengidentifikasi solusi yang paling menyeimbangkan kebutuhan kreatif tim Anda sambil memaksimalkan produktivitas melalui sintesis ide yang cepat dan mudah. Berikut beberapa fitur yang perlu dipertimbangkan saat Anda mengevaluasi aplikasi papan tulis online untuk tim Anda:
Fasilitasi
Kita semua pernah mengikuti rapat yang cepat kehilangan fokus. Alat fasilitasi dalam papan tulis virtual memungkinkan pemimpin tim mengelola kerja kolaboratif secara efektif sekaligus menginspirasi kreativitas. Anda dapat dengan mudah membagikan agenda di papan tulis sebelumnya untuk memastikan anggota tim siap, dan Anda dapat menggunakan penghitung waktu untuk menjaga tim tetap pada tugas dan memaksimalkan waktu yang dihabiskan untuk membuat ide, mengumpulkan umpan balik, dan mengidentifikasi langkah selanjutnya. Gunakan fitur ikuti dan penyaji yang memungkinkan fasilitator membantu tim berkumpul kembali dan fokus kembali di tempat yang tepat dalam ruang virtual. Fasilitator juga dapat memanfaatkan kemampuan pemungutan suara dan fitur komentar untuk mengumpulkan umpan balik dengan cepat dan menetapkan prioritas. Banyak papan tulis digital juga memiliki kemampuan untuk mengundang tamu di luar pengguna yang Anda kenal untuk menawarkan perspektif kreatif tambahan.
Kolaborasi
Kolaborasi waktu nyata di papan tulis digital dibangun berdasarkan manfaat curah pendapat secara langsung sambil membantu tim bergerak secepat yang mereka pikirkan. Menambahkan catatan tempel, gambar, dan bentuk lebih cepat dalam format virtual daripada di papan tulis fisik. Dan mengizinkan peserta untuk semua bekerja secara bersamaan memberikan lebih banyak waktu untuk diskusi dan analisis. Ini juga memastikan setiap orang memiliki suara dan membagikan pemikiran mereka di atas kanvas sebelum menyelesaikan keputusan. Fitur tambahan yang bermanfaat untuk dicari termasuk hal-hal seperti warna kolaborator yang ditetapkan untuk melacak kontribusi individu dan jalan untuk memberikan umpan balik langsung — seperti reaksi emoji, komentar, dan fitur obrolan — untuk membuat orang tetap terlibat dan memungkinkan tim menyelaraskan prioritas dan langkah selanjutnya dengan lebih cepat.
Papan tulis virtual juga memungkinkan kolaborasi asinkron dan efektif. Anggota tim dapat bergabung dengan papan tulis bersama setelah sesi, menambahkan ide berita, dan memberikan komentar pada waktu mereka sendiri. Riwayat versi memungkinkan untuk meninjau kembali ide-ide lama, dan bahkan membuat mereka yang tidak dapat menghadiri rapat dipercepat dengan tinjauan cepat dewan. Semua komentar dan catatan harus dapat diakses melalui satu aplikasi, menyediakan platform pusat bagi tim untuk membuat dan merujuk kembali.
Organisasi
Salah satu manfaat terbesar dari papan tulis digital seharusnya tidak lagi menghabiskan waktu berjam-jam menyisir catatan tempel, risalah rapat, dan email. Alih-alih, solusi ini akan memudahkan Anda mengatur dan menggabungkan ide dengan cepat sehingga tim Anda dapat melanjutkan rencana tindakan. Pastikan aplikasi Anda memungkinkan pengelompokan dan penyortiran yang mudah menggunakan tag, warna, hasil pemungutan suara, emoji, dan kriteria lain yang memungkinkan penyortiran dan sintesis otomatis. Templat dan penampung manual atau otomatis juga dapat membantu pengguna mengatur dan mengkategorikan ide, yang memungkinkan anggota tim memvisualisasikan pola dengan cepat dan mengidentifikasi wawasan baru yang berharga.
Tindakan
Tim dapat memanfaatkan fitur analisis papan tulis digital untuk mengidentifikasi dan menjalankan langkah selanjutnya dengan lebih mudah. Menggunakan aplikasi yang tepat, Anda dapat memprioritaskan ide-ide yang terorganisir menjadi rencana aksi yang jelas. Fasilitator dapat menggunakan komentar dan tag untuk membuat tugas, dan integrasi perangkat lunak dapat dengan mudah mentransisi item tindakan tersebut ke dalam alur kerja yang ada. Anggota tim kemudian dapat mengunjungi kembali dan berbagi papan tulis virtual dengan pemangku kepentingan yang sesuai untuk memastikan keselarasan proyek di seluruh bisnis dan dari waktu ke waktu.
Saat Anda mencari cara untuk meningkatkan kolaborasi dan produktivitas tim, penting untuk diingat bahwa papan tulis virtual dapat menjadi solusi yang efektif untuk pekerjaan jarak jauh dan di kantor. Platform ini menginspirasi kreativitas, mengotomatiskan organisasi, dan mensintesis ide dengan cepat, memungkinkan tim untuk mendorong inovasi tanpa jam kerja administratif. Luangkan waktu untuk mengidentifikasi papan tulis digital mana yang paling sesuai dengan kebutuhan tim Anda, dan saksikan percikan kreativitas mulai berkibar!
- Kerja dari rumah (terbuka di tab baru): mouse, monitor, keyboard, dan router yang Anda butuhkan
